Pertemuan 11 Human Resource Information System

Pertemuan 11

Human Resource Information System

Ø   Sistem Informasi SDM (SI SDM)

Prosedur sistematis untuk mengumpulkan menyimpan, mempertahankan, menarikdan memperoleh kembali berbagaidata/informasi yg dibutuhkan organisasi ttgSDM dan aktivitas-aktivitas personaliayang bertujuan untuk memudahkanpengambilan keputusan.

Ø   SI SDM

• Sering disebut dengan istilah :

– HRIS (Human Resource Information System)

– HRMIS (Human Resource Management Information System)

– HRMS (Human Resource Management System)

• Program aplikasi komputer yang mengorganisir pengelolaan dan pelaksanaan manajemen SDM sebuah organisasi, untuk mendukung proses pengambilan keputusan.

Ø  

Karakteristik Informasi

• Timely (tepat waktu): up to date

• Accurate (akurat): validitas data

• Concise (ringkas) : menyerap informasi

• Relevant (relevan) : sesuai dg kebutuhan

• Complete (lengkap)

Ø   Fungsi HRIS

1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring) yaitu SDM membantumenerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2. Pendidikan dan Pelatihan yaitu Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3. Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan.Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantanpegawai yang berhak.

Ø   INPUT HRIS

1.Sub Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIAmenyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil baik keuangan maupun non keuangan.

2. Sub Sistem Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Sukses (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (JobAnalysis and Evaluation), dll

3. Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan.

Ø   Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia

• Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data daninformasi yang membantu perusahaan mengikutiberbagai peraturan ketenagakerjaan.

• Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang

Memberikantunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsisebagai sumber pegawai baru.Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.

• Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengaturkontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

• Intelijen Masyarakat Global.Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan,pendidikan, dan rekreasi.Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

• Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalamperencanaanpersonil

• Intelijen Pesaing. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, danmengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, danmungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut

Ø   OUTPUT HRIS

1. SubsistemPerencanaan Kerja. Merupakan informasi yangdibutuhkan olehmanajer atas untuk merencanakan kebutuhantenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang.Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

2. SubsistemPerekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternalmaupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekrutan

dan analisis rekruitmen.

3. SubsistemManajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi

informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusiadi dalam organisasi. Informasi ini meliputi informasi pelatihan,penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan

4. Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadirandan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

5. Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh

karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi.Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengankinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.

6. Subsistem Pelaporan Lingkungan. Informasi informasi ini

berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

Ø   TAHAPAN PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SI-SDM

1. Analisis pendahuluan dan sistem (studi kelayakan)

Analisis situasi/permasalahan, menentukan kendala lingkungan, menentukan sasaran, menentukan persyaratanoperasional, studi kelayakan dan buat laporan

2. Desain sistem pendahuluan

Skenario rinci, Merumuskan sistem alternatif, Menilaisistem alternatif, Memberi rekomendasi, Menentukanpersyaratan, Meramalkan efek faktor manusia dan rekayasa sistem yg diusulkan

3. Rekayasa sistem

Memberikan rincian komponen rekayasa, Kajianpendahuluan efektivitas biaya, Memilih alternatif desainterbaik, Merekomendasikan alternatif desain tsb, Memberikan spesifikasi desain pd pembuat program

4. Pengujian dan implementasi sistem

Menguji subsistem, Menguji keseluruhan sistem,Menjalankan SI-SDM tsb

5. Evaluasi dan pemantauan

Mengukur kinerja sistem, Mengevaluasi kinerja sistem,Memodifikasi sistem jika diperlukan, Monitor dan evaluasiberkesinambungan
http://blog.stikom.edu/diah/