Pertemuan 12 AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Pertemuan 12

AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

ü   Audit SDM

Merupakan suatu proses sistematik danformal yang didesain untuk:

– mengukur biaya dan manfaat keseluruhanprogram manajemen SDM

– membandingkan efisiensi dan efektivitaskeseluruhan program manajemen SDM dengankinerja organisasi di masa lalu, kinerja organisasi lain yang dapat dibandingkan efektivitasnya, dan tujuan organisasi

ü   Tujuan Audit SDM

• Membantu memberikan kontribusi yangsignifikan terhadap tujuan-tujuan organisasi dan penciptaan nilai departemen SDM.

• Mendapatkan umpan balik, baik dari karyawan maupun manajer yang berkaitan dengan tugas-tugas dan pengelolaan SDM

• Membantu Manajer SDM dalam membuat keputusan

ü   Manfaat Audit SDM

• Mengevaluasi keefektifan berbagai fungsi SDM rekrutmen dan seleksi, kompensasi, pelatihan,penilaian kinerja, dsb;

• Menganalisis kontribusi fungsi SDM pada operasi bisnis perusahaan;

• Melakukan benchmarking kegiatan SDM untuk mendorong perbaikan terus menerus;

• Mengidentifikasi berbagai masalah strategik dan administratif implementasi fungsi SDM;

• Menganalisis kepuasan para pengguna pelayanan departemen SDM;

• Mengevaluasi ketaatan terhadap berbagai peraturan perundangundangan, kebijakan dan regulasI pemerintah;

• Meningkatkan keterlibatan fungsi lini dalamimplementasi fungsi SDM

• Mengukur dan menganalisis biaya dan manfaat setiap program dan kegiatan SDM;

• Memperbaiki kualitas staf SDM;

• Memfokuskan staf SDM pada berbagai isu penting;
• Mendorong keseragaman kebijakan-kebijakan dan praktik-praktik personalia

ü   Lingkup Audit SDM

1. Audit Strategi Korpororasi/Kompatibilitas

2. Audit Fungsi SDM

3. Audit Kepuasan Karyawan

4. Audit Ketaatan/Kepatuhan Manajerial

ü   Audit Strategi Korporasi

• Menilai keterkaitan dan konsistensi kebijakandan prosedur SDM dengan tujuan dan strategiperusahaan;  

• Mempelajari rencana bisnis jangka panjang, dan melakukan peninjauan lingkungan secarasistematis guna mengungkap tren tren yang berubah

ü   Audit Fungsi SDM

• Merupakan penilaian atas berbagai fungsiyang dijalankan departemen SDM.Terdiri atas:

A. Audit Sistem Informasi SDM

·  Informasi Analisis Jabatan

·  Standard jabatan

·  Deskripsi jabatan

·  Spesifikasi jabatan

·    Rencana SDM

·  Estimasi permintaan dan penawaran

·  Inventori keahlian

·  Bagan dan ringkasan penggantian

·    Administrasi Kompensasi

·  Tingkat gaji, upah, dan insentif

·  Paket kompensasi tambahan

·  Layanan perusahaan bagi karyawan

B. Audit Penyediaan dan Pengembangan Karyawan

·  Rekrutmen

· Sumber rekrutmen

· Jumlah/Ketersediaan calon karyawan

· Keefektifan Biaya

·  Seleksi

· Rasio seleksi

· Prosedur seleksi

· Praktek Seleksi : Kesetaraan kesempatan

·  Pelatihan dan Orientasi

· Program orientasi

· Tujuan dan prosedur pelatihan

· Teknik dan Metode Pelatihan

·  Pengembangan Karir

· Kebijakan dan praktik promosi, demosi, dan transfer : Keberhasilan penempatan internal

· Program perencanaan karir

· Program pengembangan SDM

ü   Audit Kontrol dan Evaluasi Organisasi

·      Penilaian Kinerja

·      Standard dan ukuran kinerja

·      Metode dan Teknik penilaian kinerja

·      Penggunaan hasil penilaian

·      Hubungan Karywan Manajemen

·      Kepatuhan peraturan (hak dan kewajiban)
·      Hak‐hak manajemen

·      Penyelesaian perselisihan

ü   Audit Pengendalian dan Evaluasi Organisasi

·      Pengendalian SDM

·      Komunikasi karyawan

·      Prosedur kedisiplinan

·      Prosedur perubahan dan pengembangan

·      Audit MSDM pada Manajer Lini

·      Praktik SDM

·      Kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur MSDM

ü   Audit Kepuasan Karyawan

• Kinerja departemen SDM dinilai efektif jikamampu mencapai tujuan perusahaan dan sekaligus juga memenuhi kebutuhan parakaryawan.

• Jika kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka cenderung akan timbul turnover, kemangkiran, dan aktivitas serikat pekerja.

• Moral dan kepuasan karyawan adalah prekondisi atau prasyarat bagi peningkatan produktivitas,keresponsifan, kualitas, dan pelayanan pelanggan.

• Kepuasan karyawan dapat diukur dengan survey kepuasan (satisfactory survey) yang dilakukansecara periodik.

• Contoh pertanyaan:

Seberapa puas saudara terhadap kesempatanberpartisipasi dalam pengambilan keputusan yang mempengaruhi pekerjaan saudara?

ü   Elemen Kepuasan Karyawan

• Partisipasi dan keterlibatan dalam pengambilan keputusan

• Pengakuan (recognition) terhadap kinerja

• Akses terhadap informasi secara memadai untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik

• Dorongan aktif untuk menjadi kreatif dan menggunakan inisiatif

• Dukungan untuk inovasi dan perbaikan kerja

• Tingkat dukungan dari fungsi staf

• Kondisi dan iklim pekerjaan

• Pekerjaan itu sendiri

• Kontak pekerjaan dengan rekan kerja

• Supervisi

• Kepemimpinan puncak

• Penggajian dan benefits

• Keamanan kerja

• Kesempatan karir dan promosi

• Pemberian balikan dan komunikasi

• Perencanaan organisasional

• Kepuasan menyeluruh dengan perusahaan

ü   Langkahlangkah Survey Kepuasan

1. Perencanaan survei. Sasaran survei harusditentukan secara jelas

2. Perencanaan kuesioner. Kuesioner harus mencakup semua faktor situasi kerja yang diyakini berhubungan dengan kepuasan danketidakpuasan karyawan

3. Pengadministrasian kuesioner. Karyawan perludiorientasi agar memahami maksu survei.Prosedur yang biasa diterapkan adalah menyebarkan kuesioner secara anonim pada waktu kerja

4. Penganalisisan data. Tabulasi dapat dirinci berdasar departemen, jenis kelamin, status

karyawan, jenjang, dan kategori lain. Komparasihasil survei sebelumnya dan komparasi antar departemen akan memberikan wawasan bagi perbaikan

5. Pengambilan tindakan korektif. Setelah masalah diidentifikasi, tindakan korektif dapat diambil.Balikan tentang hasil survei dan tindak lanjut yang direncanakan pihak manajemen perlu dikomunikasikan kepada karyawan

ü   Audit Ketaatan Manajerial

• Ketaatan Internal

Menilai dan mengukur berbagai kegiatan MSDM paramanajer lini. Apakah sesuai dengan berbagai kebijakan, prosedur, dan aturan yang berlaku

• Ketaatan Eksternal

–      Mengantisipasi berbagai regulasi dan informasi yang akanditerapkan oleh pemerintah

–   Menetapkan program dan prosedur untuk menjamin pemenuhan regulasi pemerintah Pelaksanaan Audit

• Pelaksana : Internal atau Eksternal organisasi
• Langkahlangkah:

1. Memperkenalkan gagasan audit dan menekankanmanfaat yang diperoleh

2   Memilih 2. personel dengan ketrampilan yang luas dan memberikan pelatihan

3. Mengumpulkan data dari berbagai unit, jenjang, dan tahun yang berbeda dalam organisasi

4. Menyiapkan laporan audit untuk manager lini dan evaluasi departemen SDM

5. Mendiskusikan laporan dengan manager operasi

6. Menyatukan tindakan korektif

ü   Instrumen Audit SDM

• Wawancara

• Kuesioner

• Analisis Historis

• Informasi Eksternal

• Eksperimen SDM

ü   Laporan Audit

• Suatu deskripsi komprehensif yang berisi hasildiagnosis dan analisis berbagai temuan kegiatan audit yang mencakup baik penekanan terhadap berbagai praktik efektif maupun rekomendasi bagi perbaikan berbagai praktik yang tidak efektif.

• Karena laporan ditujukan kepada manajer dan staff departemen SDM dan manajer lini, tujuan dan lingkup audit perlu disusun secara lengkap dan tidak memihak, serta temuan dan simpulan dirumuskan secara obyektif.


ini blog saya bu http://blog.stikom.edu/diah/